02 Erste Schritte & Login

Konto erstellen

1. Registrieren Öffne die App und tippe auf Registrieren. Gib Namen, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
2. E-Mail bestätigen Du bekommst eine Bestätigungsmail. Tippe auf den Link darin, um dein Konto zu aktivieren.
3. Profil vervollständigen Ergänze optional ein Profilbild und deine bevorzugten Sportarten — so passen Empfehlungen und Spiel-Einladungen besser.
4. Loslegen Fertig. Du kannst sofort Plätze suchen, Spielen beitreten oder deinem Club folgen.

Anmelden

Melde dich mit E-Mail und Passwort an. Passwort vergessen? Tippe auf Passwort vergessen, gib deine E-Mail ein und folge dem Link, den wir dir schicken.

Zwei-Faktor-Bestätigung

Du kannst dein Konto zusätzlich zum Passwort mit einem Code per E-Mail absichern. Das ist freiwillig — schaltest du es ein, gilt es für beide Anmeldewege, in der App wie im Web.

1. Einschalten Unter Profil → Einstellungen → Sicherheit aktivierst du die Zwei-Faktor-Bestätigung.
2. Anmelden Nach Passwort und E-Mail fragen wir einen sechsstelligen Code ab, den wir dir schicken.
3. Gerät merken Auf deinem eigenen Gerät kannst du dich merken lassen — dann fragt der zweite Schritt dort eine Weile nicht mehr nach.

Zugang zu Trainer-Umgebung & Partner-Plattform

Diese Bereiche sind rollenbasiert. Die Trainer-Umgebung erscheint im Profil-Umschalter der App, sobald dein Verein dir in seiner Mitgliederliste den Trainer:innen-Bereich vergeben hat. Für die Partner-Plattform meldest du dich mit demselben oClub-Konto an — es ist keine separate Registrierung nötig. Fehlt dir der Zugang, wende dich an deinen Verein oder an den Support.

03 Sich zurechtfinden

Die Mitglieder-App ist um eine feste Leiste am unteren Rand (Handy) bzw. oben (Desktop) aufgebaut. Über sie erreichst du alle Hauptbereiche mit einem Tipp:

04 Buchen — Platz, Kurs, Trainer:in

Unter Buchen findest du alles, was du reservieren kannst: einen Platz, einen Kurs oder eine Einheit bei einer Trainer:in.

Mitspieler:innen finden

Fehlt dir noch jemand? Über Spieler:innen finden zu einer Platzbuchung kannst du deine Partie ausschreiben, damit andere beitreten. Umgekehrt findest du unter Spiele offene Partien, denen du dich anschließen kannst.

Eine Trainer:in buchen

Unter Buchen → Trainer öffnet sich das Trainer-Verzeichnis. Tippe auf ein Profil, um Sportarten, Beschreibung und Verfügbarkeit zu sehen, und buche eine Einheit direkt.

Buchungen & Anfragen verwalten

Alle Reservierungen laufen unter Buchungen zusammen — Plätze, Spiele und Kurse gemeinsam. Manche Buchungen erfordern eine Bestätigung durch die Anlage oder Trainer:in; solche findest du unter Buchungen → Anfragen, wo du zusagen oder absagen kannst.

05 Spiele

Der Bereich Spiele ist das Herz der Community: hier organisieren Mitglieder offene Partien und schließen sich anderen an. So sieht ein Spiel aus:

Einem Spiel beitreten

1. Stöbern Offene Partien in deiner Nähe — mit Sportart, Ort, Zeit, Niveau und freien Plätzen.
2. Spiel öffnen Alle Details: wer schon dabei ist, wo gespielt wird und was es kostet.
3. Beitreten Dein Platz ist reserviert; dein Anteil am Preis wird dir angezeigt.
4. Absprechen Jedes Spiel hat einen eigenen Chat — für Treffpunkt, Ausrüstung oder Änderungen.

Ein eigenes Spiel erstellen

Tippe in Spiele auf Neues Spiel. Wähle Sportart, Ort und Zeit, lege Teilnehmerzahl und Niveau fest und veröffentliche. Als Ersteller:in kannst du dein Spiel jederzeit bearbeiten oder absagen.

06 Clubs & Community

Clubs (Communities) sind die Gruppen rund um deinen Verein. Hier siehst du einen Feed mit Ankündigungen, Events und Beiträgen.

Einen Club gründen

Über Community → Neuer Club kannst du selbst eine Gruppe anlegen, sie beschreiben und andere einladen. Als Gründer:in verwaltest du Mitglieder und Beitrittsanfragen (siehe Community-Verwaltung).

Nachwuchs-Trainer:innen unter 16

oClub ist grundsätzlich ab 16 Jahren. Für junge Nachwuchs-Trainer:innen zwischen 14 und 16 Jahren gibt es eine begleitete Ausnahme: Sie dürfen sich selbst registrieren, müssen danach aber innerhalb von 14 Tagen von einem Club betreut werden.

1. Registrieren mit Einwilligung Bei der Anmeldung wählt die Person „Ich bin Nachwuchs-Trainer:in unter 16" und gibt ihr Geburtsdatum sowie Name, E-Mail und die ausdrückliche Einwilligung eines Elternteils bzw. der/des Erziehungsberechtigten an. Personen unter 14 Jahren können sich nicht registrieren.
2. 14 Tage bis zur Betreuung Nach der Anmeldung hat die Person 14 Tage Zeit, einem Club (Verein/Community) als betreutes Mitglied beizutreten. In der App wird ein Hinweis mit verbleibenden Tagen angezeigt. Ein Club kann sie auch direkt einladen oder aufnehmen.
3. Ohne Betreuung: Account pausiert Wird die Person nicht rechtzeitig einem Club zugeordnet, wird der Account vorübergehend gesperrt (nur noch ein Warte-Bildschirm), bis ein Club die Betreuung übernimmt. Der betreuende Club gilt als betreuende Stelle.

07 Kurse & Academy

Kurse sind angeleitete Trainingsangebote — vom wöchentlichen Kindertraining bis zum Erwachsenenkurs. Die Academy bündelt „eine Sportart lernen“ mit passenden Trainer:innen.

Einen Kurs finden & belegen

1. Katalog öffnen Gehe zu Buchen → Kurs (oder in den Academy-Bereich, falls freigeschaltet).
2. Kurs wählen Beschreibung, Termine, Ort, Trainer:in und Preis prüfen.
3. Anmelden Für dich selbst oder für dein Kind (siehe Kinder-Profile).
4. Verfolgen Deine Kurse erscheinen unter Profil → Kurse mit allen Terminen.

Wenn du selbst Einheiten gibst

Bist du als Trainer:in eines Kurses eingetragen, wechselst du im Profil-Umschalter zu Trainer:in: Dort findest du deine Kurse, die Einheiten mit Ablaufplan und Check-in und alles, was auf deine Freigabe wartet. Wie das geht, steht ab dem Kapitel Trainer-Umgebung.

08 Events

Im Events-Bereich findest du angemeldete oder ticketierte Veranstaltungen deines Clubs oder Sportzentrums — Turniere, Vereinsfeste, Schnuppertage.

09 Profil, Kinder & Codes

Unter Profil verwaltest du dein Konto und alles, was daran hängt.

Der Profil-Umschalter

Oben im Profil wechselst du, als wer du gerade unterwegs bist: dein persönliches Profil, darunter — falls freigeschaltet — Trainer:in, und dann deine Vereine mit Vorstandsrolle. Der aktive Eintrag bestimmt, was die App zeigt: als Trainer:in die Trainer-Umgebung, als Verein die Vereinsverwaltung. Web und iPhone ordnen die Einträge gleich.

Kinder-Profile

Über Profil → Kinder legst du für jedes Kind ein eigenes Profil an. Bei der Anmeldung zu einem Kurs oder Event wählst du dann, wer teilnimmt — du oder ein Kind. So bleiben Anmeldungen sauber getrennt.

10 Zahlung & Rechnungen

Je nach Anlage und Verein zahlst du auf unterschiedliche Weise. Was für dich gilt, wird dir immer vor der Bestätigung angezeigt.

Rechnungen und Belege zu deinen Buchungen findest du bei der jeweiligen Buchung bzw. bei deinem Verein. Bei Fragen zu einer konkreten Abrechnung hilft dir dein Verein oder die Anlage direkt weiter.

11 Trainer-Umgebung — Überblick

Deine Arbeitsoberfläche als Trainer:in liegt in der oClub-App selbst — im Web wie auf dem iPhone. Kein zweiter Login, keine zweite Anwendung: Du wechselst über den Profil-Umschalter von deinem persönlichen Profil zu Trainer:in (ganz oben, noch vor deinen Vereinen) und bist in der Trainer-Umgebung. Voraussetzung ist, dass dein Verein dir den Trainer:innen-Bereich in seiner Mitgliederliste vergeben hat.

Die Übersicht: heutige Einheiten, die nächste Einheit mit Stand des Ablaufplans, und alles, was gerade auf dich wartet.

Die Bereiche im Überblick

12 Kurse anlegen & führen

Vom leeren Formular zum veröffentlichten Kurs — die Kursseite als Arbeitsplatz, und wie Teilnehmer:innen hineinkommen, die sich nicht selbst anmelden.

Kurs anlegen — Schritt für Schritt

Beim Anlegen (+ Neuer Kurs unter Meine Kurse) triffst du zuerst zwei Grundentscheidungen:

1. Eckdaten Titel, Sportart(en) aus dem vollen Katalog, Niveau (Alle / Anfänger / Fortgeschritten / Profi), Beschreibung, Lernziele und deine Stornobedingungen. Das Kursbild ist im Kartenformat 16:9 — genau der Ausschnitt, den Teilnehmer:innen später auf der Karte sehen.
2. Einheiten planen (Wochenplan) Zeilen aus Wochentag + Start/Ende plus Zeitraum (ab–bis). Daraus entstehen automatisch die einzelnen Einheiten — die Vorschau zeigt Termine, „X Wochen ab …“ und freie Plätze.
3. Preis & Plätze Preis pro Einheit oder gesamt; Warteliste an/aus; Mindest-/Höchstalter; max. Teilnehmer:innen; Platz/Anlage je Einheit. Der Platz nennt seinen Preis: Bei der Platzwahl steht die Platzmiete dabei — ein Vereinskurs zahlt den Vereinstarif des Vereins, nicht den öffentlichen Listenpreis.
4. Speichern Der Kurs wird laufend automatisch als Entwurf gesichert („Entwurf gespeichert“) — du kannst jederzeit später weiterarbeiten.

Veröffentlichen & Freigabe

• Eigenangebot: „Kurs veröffentlichen“ → sofort live, keine Freigabe nötig.
• Vereinskurs: „Zur Freigabe einreichen“ → Status Eingereicht. Die Sportliche Leitung findet ihn unter Freigaben und gibt ihn mit „Jetzt freigeben“ frei — oder schickt ihn mit „Zurück an Trainer:in“ zur Nacharbeit.

Die Kursseite

Jeder Kurs hat eine Seite, die den Bildschirm füllt: Kopfzeile mit Bild, darunter Plätze, Trainer-Team, Aktivität und Einheiten.

Die Kursseite. Die Platzleiste zeigt fest (gefüllt), gehalten (schraffiert) und frei — ein Segment je Platz.

• Ein Platzbegriff. Kursliste, Kurskopf und Aufstellung zählen gleich: fest ist zugesagt, gehalten ist vorgemerkt (zählt gegen die Kapazität, kann aber zurückfallen), frei ist frei. Die Frage, die sie beantworten: wie vielen kann ich heute noch zusagen.
• Trainer-Team. Je Person Gesicht, Name und Rolle; die Leitung ist hervorgehoben. Ändern öffnet die Aufstellung — auch je einzelner Einheit, inklusive Vertretung.
• „So sehen es Teilnehmer:innen“ öffnet einen Dialog mit der Karte im Kurskatalog — genau die Karte, die Mitglieder sehen, auch schon vor der Veröffentlichung — und der Website-Einbindung (Script, iFrame oder Adresse). Die Einbindung gibt es nur für veröffentlichte öffentliche Kurse; ein Kurs nur für Mitglieder lässt sich nicht auf einer fremden Website zeigen.

Teilnehmer:in von Hand eintragen

Für alle, die sich nicht selbst anmelden — das Kind ohne Konto, die Person, die im Verein angerufen hat. Du trägst ein, die Sportliche Leitung gibt frei (beim Eigenangebot du selbst), und dazwischen ist der Platz schon vorgemerkt.

1. Suchen, bevor du anlegst Das Namensfeld ist die Suche in den Vereinen, in denen du Betreuungsrechte hast. Ein Treffer unter „Schon in deinem Verein“ wird verknüpft statt kopiert — „Bestehendes Konto — es wird verknüpft, nichts überschrieben.“ Weicht das Geburtsdatum ab, wird das gezeigt, nicht behoben.
2. Sonst neu anlegen Name, Geburtsdatum (nötig bei Kindern) und Erziehungsberechtigte:r — an diese Adresse geht später die Rechnung. Telefon ist optional. Daraus entsteht ein verwaltetes Konto, kein Freitext: dieselbe Person über alle Oberflächen, ohne Dublette.
3. Zustimmung festhalten „Die Eltern haben der Anmeldung zugestimmt.“ Ohne den Haken erscheint die Anmeldung auf dem Freigaben-Schreibtisch mit rotem Hinweis.
4. Eintragen — Platz vormerken Der Platz ist ab jetzt gehalten, mit Ablauffrist aus dem Rechnungsfenster des Kurses. Nach der Entscheidung bekommt die Familie eine Mail: Zusage (mit Terminen, Beitrag und dem Hinweis, dass die Rechnung folgt) oder Absage.

Der Freigaben-Schreibtisch

Unter Freigaben liegt beides, was auf eine Entscheidung wartet — oben die wartenden Anmeldungen, darunter die eingereichten Vereinskurse. Sortiert nach Dringlichkeit: „wartet seit 4 Tagen“, aber sobald der Ablauf näher als 48 Stunden ist, schlägt er die Wartezeit.

Ein Schreibtisch für beide Sorten. Nach Kurs gebündelt, der dringendste Eintrag zuerst.

• Ablehnen ist rückgängig-bar. Die Zeile verschwindet, der Hinweis trägt sechs Sekunden ein „Rückgängig“ — erst danach geht die Ablehnung an den Server. Kein Dialog, kein Fehlklick, der eine Familie aus dem Kurs wirft.
• Sammel-Bestätigen je Kurs ab zwei Wartenden — nacheinander, weil je Anmeldung die Kapazität geprüft wird.
• Ohne Freigeber kein Eintrag. Ein Vereinskurs ohne Sportliche Leitung sagt es dir, bevor du jemanden einträgst. Beim Eigenangebot bist du selbst die Prüferin.

Einheiten steuern

Jede Einheit einer Serie lässt sich einzeln führen:

• Entfällt / wieder aktivieren — eine Einheit als „entfällt“ markieren (Badge entfällt, Teilnehmer:innen werden benachrichtigt) und bei Bedarf reaktivieren.
• Abschließen — eine Einheit als abgeschlossen markieren.
• Trainer-Team dieser Einheit — die Aufstellung je Einheit anpassen, inkl. Vertretung.
• Check-in starten — am Kurstag die Anwesenheit direkt erfassen.

Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Einheiten aus — vergangene & besuchte Termine bleiben unberührt. Wie du eine Einheit inhaltlich planst, steht im nächsten Kapitel.

13 Einheiten & Ablaufplan

Die Einheit ist die Arbeitseinheit der Trainer-Umgebung: vorher planen, währenddessen durchführen, danach zurückblicken. Alles dazu hängt an einer Seite je Einheit.

Die Agenda

Einheiten zeigt Kurse und Vereinstrainings gemeinsam, nach Zeit sortiert. Oben steht „Als Nächstes“ mit allem, was du zur Vorbereitung brauchst; darunter die Zeitschiene mit klebenden Tagesköpfen und einer Jetzt-Linie am heutigen Tag.

Die Agenda: Kurs grün, Vereinstraining blau, Abgesagtes blass und durchgestrichen; rechts die Plätze als Zahl oder „voll“.

Eine laufende Einheit bleibt unter Bevorstehend, bis sie vorbei ist. Am Telefon rückt die Zeit in die Karte; die Filter bleiben dieselben.

Drei Phasen

Der Kopf jeder Einheit zeigt, in welcher Phase sie ist. Planung ist der Ablaufplan-Editor. Durchführung beginnt mit dem Check-in und führt den Plan live mit Timer je Baustein. Rückblick beginnt mit der Anwesenheit — der Ablaufplan ist dort zugeklappt hinter einem Knopf — und endet mit dem Abschluss der Einheit.

Der Ablaufplan-Editor

Der Editor: Fahrplan-Leiste mit Frist und Checkliste, Zeitbalken, Bausteine — und rechts das Schubfach des KI-Assistenten.

• Der Kaltstart ist eine Frage. Eine leere Einheit beginnt mit „Womit fängst du an?“ — der Schwerpunkt entscheidet die Wahl. Vorlagen zeigen ihre Phasen als Balken und sagen vorher, was danach noch auszufüllen ist. Eine Vorlage passt sich in die Einheit ein (100 Minuten Vorlage in 90 Minuten Einheit: der längste Baustein wird gekürzt), bringt Beschreibungen mit, und die Leitung ist mit der Kursleitung vorbelegt.
• Fahrplan-Leiste. Countdown, Frist mit ihrer Quelle (Vereinsvorgabe oder Kurs), das Erinnerungsdatum, „Frist ändern“ (führt zur Kursseite) und „Fertig melden“. Vier Zustände: läuft, bald, überschritten, fertig gemeldet — und eine Meldung lässt sich zurücknehmen. Sobald die Einheit begonnen hat, ist die Frist Geschichte; die Leiste verschwindet, der Zeitbalken bleibt.
• Checkliste „Bis der Plan steht“. Schwerpunkt gesetzt, jede Phase belegt, alle Bausteine vollständig — jeder offene Punkt springt an die Stelle. Fertig melden gibt es erst, wenn alles erfüllt und gespeichert ist.
• Zeitbalken. Die Einheit als Strecke, die drei Phasen als Segmente in ihrem Richtwert, gefüllt so weit geplant, der Rest schraffiert. „Passt genau“ heißt: die Bausteine füllen die Einheit.
• Baustein. Zeit, Titel, Beschreibung, Phase, Leitung und Material. Aus der Bibliothek geholte Übungen tragen ihre Beschreibung schon mit; kopieren und einklappen geht je Baustein.

Die Bibliothek

Eine Suche über beides: Übungen oben, gelaufene Planungen des Vereins darunter — wortweise, „ballkorb hütchen“ findet, was „Hütchen ×6, Ballkorb“ trägt. Filter nach Sportart und Phase (Aufwärmen · Hauptteil · Abschluss), „Von mir“ zeigt nur deine eigenen.

Ein Regal, eine Suche, ein Weg in den Plan.

• „In Einheit legen“ an jeder Übung fragt genau eines — welche Einheit — und hängt die Übung als Baustein an die Phase, in die sie gehört (alle kommenden Einheiten, mit Kurs-Filter). Verschieben kannst du sie danach im Ablaufplan.
• Eigene Übung anlegen: Titel und Sportart sind Pflicht, dazu „Was passiert, in welcher Reihenfolge?“, Phase und Material. Sie ist zunächst privat; erst „Auch für andere Trainer:innen freigeben“ macht sie im Verein sichtbar.
• Merken legt eine Übung in deine Auswahl, damit du sie im Baustein-Wähler schneller findest.

Durchführen & zurückblicken

• Check-in öffnet die Anwesenheit am Kurstag: je Person Anwesend / Verspätet / Entschuldigt / Fehlt. Gesicht, Name und Rolle der Aufstellung stehen nebeneinander; wer leitet, ist hervorgehoben.
• Ablaufplan live führt Baustein für Baustein mit Timer. Bemerkungen zum Plan landen im Gespräch an der Einheit; ein Plan hat eine Versionsgeschichte.
• Rückblick beginnt mit der Anwesenheit — nachtragen, solange sich jemand erinnert — und endet mit dem Abschluss der Einheit. Eine gelaufene Planung kann bewertet werden und steht dann unter „Planungen des Vereins“ zum Übernehmen.

14 Rollen, Profil & Werkzeuge

Wer im Verein was freigeben darf, was in deinem Profil steht, und was die Trainer-Umgebung sonst noch mitbringt.

Rollen, Rechte & Freigaben

• Angebotsart — Eigenangebot (direkte oClub-Auszahlung) vs. Vereinskurs (Freigabe nötig, Vergütung über den Verein).
• Freigeben dürfen Sportliche Leitung / Admin bzw. Personen mit vereinsweiter Freigabe-Berechtigung; offene Freigaben laufen unter Freigaben — Kurse wie Anmeldungen.
• Listenrechte — An- und Abmeldungen ändert die Kursleitung, ein Vereins-Admin oder eine Person mit Planungsrecht. Ein Mitglied des Trainer-Teams betreut mit und sieht die Liste.
• Trainer-Team — die Kursleitung (Lead) muss ein echtes Konto sein. Co-Trainer:innen können echte Mitglieder oder Platzhalter („Name eintragen“, später verknüpfen) sein; eine Vertretung wird als „Vertretung“ markiert.

Trainer:innen-Profil & Qualifikationen

• Trainer:innen-Profil — wie dich Suchende sehen: Profiltext, Sportarten & Sprachen, Preise. Deine bestätigten Qualifikationen stehen im öffentlichen Profil; ein Punktestand („Trust-Score“) gibt es nicht mehr — er hing an keiner Entscheidung und sah aus wie ein Urteil.
• Qualifikationen — deine Zertifikate mit Nachweis-Datei, der Ehrenkodex und der Prüfstatus: Nachweis fehlt · In Prüfung · Bestätigt · Abgelaufen · Abgelehnt. Bestätigen kann ein Admin deines Vereins (siehe Vereinsverwaltung); eine Gültigkeit „laut Vereinsvorgabe“ kommt aus den Regeln des Vereins. Nachweise liegen verschlüsselt ab.

Weitere Werkzeuge

• Nachrichten — deine Unterhaltungen mit Teilnehmer:innen und Verein, in beiden Oberflächen dieselben.
• Verfügbarkeit & Vertretung — wann du buchbar bist; Vertretung suchen oder eine Einheit übernehmen.
• Trainings-Journal · Ausbildung · Fortbildung — optionale Module rund um Aus- und Weiterbildung.
• Einladungen — Besprechungen, zu denen dich ein Betrieb einlädt, findest du unter Profil in der persönlichen Oberfläche; die Push führt direkt hin, ein Online-Zugang erscheint als Knopf.

14 Partner-Plattform — Überblick

Die Partner-Plattform ist für Sportzentren, Anlagen- und Vereinsbetreiber:innen. Hier verwaltest du deine Standorte und alles Kaufmännische rund um Buchungen. Du meldest dich mit demselben oClub-Konto an wie in der App; hast du Zugriff auf mehrere Betriebe, wechselst du den aktiven Betrieb oben in der Seitenleiste.

Belegungsplan, Tagesansicht. Die Farbe eines Blocks gehört der Kund:in bzw. dem Verein — nicht einem Status.

Die Bereiche im Überblick

Mehrere frühere Menüpunkte sind zu Reitern zusammengefasst, damit die Seitenleiste kurz bleibt: Standorte und der Lageplan liegen unter „Standort & Plätze“, Sperrtage unter „Öffnungszeiten“, Vereine unter „Kund:innen“, Serienlücken und Abgelehnt unter „Anfragen“.

Die Kapitel für Betreiber:innen

Alles Weitere steht in eigenen Kapiteln. Jedes ist für sich lesbar:

Wo du anfängst

Niemand liest ein Handbuch von vorne. Je nachdem, was du im Haus machst, sind das die drei Kapitel, die zählen:

15 Rollen, Team & Zugriff

Eine Rolle entscheidet, welche Menüpunkte jemand sieht und was er darin tun darf. Sie wird je Betrieb gepflegt, nicht zentral.

Rollen & Zugang

Was jemand sieht und darf, steht in seiner Rolle. Eine Rolle ist kein fester Titel, sondern eine Kombination aus acht Bereichen mit je einer Stufe — so lässt sich auch eine Rolle abbilden, die es in keiner Vorlage gibt („Hausmeister:in“, „Sportleitung“).

Die Übersicht sieht jede Rolle — ein Konto, das sich anmelden kann und auf eine leere Seite schaut, wäre kein sinnvoller Zugang. Jeder Betrieb startet mit fünf mitgelieferten Rollen:

Verwaltet wird das unter Team ▸ Rollen & Zugriff: dort steht je Rolle, welche Bereiche sie auf welcher Stufe hat und wer sie gerade trägt. Die drei unteren Rollen sind Vorlagen — umbenennbar, änderbar, löschbar; eigene Rollen legst du daneben an.

Rollen & Zugriff. Jede Spalte ist eine Rolle, jede Zeile ein Bereich — „Platzwart:in“ ist eine selbst angelegte.

Zusätzlich sind viele Bereiche tarifabhängig freigeschaltet (Rechnungen, Routing, Stammzeiten, Team, Dienstplan, Inventar, Berichte, Datenmanager …). Ist ein Bereich in deinem Tarif nicht enthalten, erscheint er auch mit passender Rolle nicht.

Team, Besprechungen & Schnellsuche

• Team — drei Reiter: Mitglieder (per E-Mail einladen, Rolle vergeben), Benachrichtigungen (wer welche Betriebs-Mails bekommt) und Rollen & Zugriff (siehe oben).
• Dienstplan, Aufgaben und Inventar. Aufgaben (Wartung/To-dos, auch direkt aus einer Buchung) stehen nach Fälligkeit, lassen sich per Drag&Drop umsortieren und wiederholen (täglich bis jährlich); jede Aufgabe hat ein Gespräch mit Verlauf, Anhänge (Fotos vom Telefon, PDF bis 8 MB — verschlüsselt abgelegt) und persönliche Benachrichtigungen. Ein Inventar-Gegenstand zeigt auf seinen Lagerort im Lageplan.
• Besprechungen — Termine mit Teilnehmerliste und Zu-/Absage; Kolleg:innen aus dem Team werden mit Profilbild vorgeschlagen, Externe kommen über ein freies Adressfeld dazu (eine Person, die als Konto und als Adresse gewählt ist, zählt einmal). Ein Online-Zugang (Beitrittslink) wird in Mail und App zum Knopf. Die Einladung kommt mit Kalenderteil: Wer in Outlook oder Google Kalender zu- oder absagt, ist bei euch zu- oder abgesagt — Apple Kalender zeigt die Einladung als Datei, dort antwortet man über den Link in der Mail. Eingeladene mit oClub-Konto sehen die Besprechung in der App und bekommen eine Push; die Erinnerung kommt frühestens sechs Stunden nach der Einladung.
• Schnellsuche ⌘K — mit ⌘K / Strg+K öffnen und zu Buchungen, Kund:innen, Rechnungen, Plätzen oder Aktionen („Neue Rechnung“, „Verein anlegen“ …) springen — immer nur zu Bereichen, die deine Rolle erreichen darf.

16 Standort, Plätze & Zeiten

Bevor gebucht werden kann, muss die Anlage stimmen: welche Plätze es gibt, wann offen ist und wann nicht.

Standort & Plätze

Ein Menüpunkt mit bis zu drei Reitern — das Haus, was darin steht, und wo es steht:

• Standort (bzw. Standorte ab dem zweiten) — Stammdaten, Adresse und Sichtbarkeit der Anlage; von hier legst du weitere Standorte an.
• Plätze — anlegen und bearbeiten: Name, Slug (URL-Fragment), Sportarten (inkl. primärer) und Zusatzleistungen (z. B. Flutlicht). Für teilbare Hallen wählst du eine übergeordnete Halle → Teilfelder als Eltern/Kind-Struktur.
• Lageplan — Standort-Pin, Platz-Umrisse und Lagerorte für das Inventar auf der Karte.

Öffnungszeiten & Sperrtage

• Öffnungszeiten je Anlage, als Wochenraster.
• Sperrtage (zweiter Reiter) — Feiertage und Blackouts, für einzelne Standorte oder alle auf einmal; österreichische Feiertage lassen sich für ein ganzes Jahr importieren, statt sie einzeln einzutragen. Ein Sperrtag blockt den Tag auch in der App und im Verfügbarkeits-Widget.

17 Belegungsplan & Buchungen

Der Belegungsplan ist der Bildschirm, der den ganzen Tag offen bleibt.

Belegungsplan

Der Belegungsplan ist die zentrale Ansicht deiner Plätze — als Tag, Woche (Stunden- oder Streifenansicht) oder Monat (Chips oder Heatmap), mit Sportart-Filter über allen Ansichten und optional mehreren Standorten gleichzeitig. Ein belegtes Feld führt die Sportart (bzw. den öffentlichen Kursnamen) als Hauptzeile — „Belegt“ sagt die graue Fläche schon.

• Neue Buchung — Platz, Datum, Beginn/Ende/Dauer, Sportart, Kund:in, Rhythmus (einmalig oder Serie), Zahlungsart, Extras, Preis (Netto / USt / Rabatt), Notiz — mit Live-Vorschau und „Alle frei“-Prüfung.
• Bestehende Buchung (Slot-Detail) — Kund:in ändern, Termin verschieben & Platz wechseln (Preis wird neu berechnet, ein manuell gesetzter Preis bleibt erhalten), Preis überschreiben, Extras hinzufügen/entfernen, Aufgabe erstellen.
• Serien — eine ganze Wiederholung in einem Schritt; fehlgeschlagene Termine werden zu „Serienlücken“ und lassen sich später nachbuchen.

Slot-Detail mit Serien-Geltungsbereich. Der Hinweis nennt vor dem Speichern, was nicht mitgeht.

Farbcodierung

Farben stehen für Vereine bzw. Kund:innen (Schulen, Vereine, Gäste …), nicht für einen Status. Die Farbe legst du je Verein/Kund:in fest (Vereinsfarbe hat Vorrang); ohne eigene Farbe gilt der Standard-Ton. Für einen Verein ausgeblendete Blöcke erscheinen anonym als „Belegt“.

18 Anfragen & Stammzeiten

Nicht jede Buchung entsteht bei dir. Anfragen kommen von Vereinen und aus der App und wollen beantwortet werden — Stammzeiten sind der Gegenentwurf dazu: einmal vereinbart, dann wiederkehrend.

Anfragen bearbeiten

Unter Anfragen laufen Reservierungs-Anfragen von Vereinen und oClub-Mitgliedern in einem Posteingang zusammen (ein Kanal-Chip unterscheidet sie; aktualisiert alle 30 Sekunden). Die Zahl im Menü und die Zahlen auf den Reitern zählen dieselben Standorte wie die Liste darunter.

Ein Posteingang für beide Kanäle. Der Zähler im Menü und die Zähler auf den Reitern messen dieselben Standorte wie die Liste.

1. Bestätigen Optional den Preis überschreiben (gilt nur für diesen Termin); ein passender Tarif wird automatisch vorgeschlagen. Zeit, Platz und Extras lassen sich beim Bestätigen noch anpassen.
2. Ablehnen Ein Grund ist Pflicht — Vorlage oder Freitext. Er wird der anfragenden Person mitgeteilt.
3. Erstkontakt zuordnen Einen noch unbekannten Verein einer Kund:in zuordnen.

Reiter mit Live-Zähler: Offen · Serienlücken (fehlgeschlagene Serientermine) · Abgelehnt (Protokoll mit Grund und Bearbeiter:in). Abgelaufene Anfragen erstatten eine vorab eingezogene Zahlung automatisch zurück; die Antwortfrist stellst du unter Einstellungen ▸ Stornofristen ein.

Stammzeiten

Wiederkehrende Fixzeiten für Vereine: per Assistent anlegen, in konkrete Buchungen „materialisieren“ und als iCal exportieren — inklusive Saison-Stundenübersicht. Wer über eine ganze Saison faktisch denselben Slot hält, ohne dass eine Stammzeit hinterlegt ist, findet sich unter Datenmanager ▸ Analyse ▸ Stammzeiten.

19 Preise & Tarife

Preise sind der Teil, an dem am meisten schiefgehen kann — und der einzige, der still schiefgeht. Dieses Kapitel erklärt, wie ein Preis zustande kommt.

Preise

• Tarife je Platz und Sportart auf einer Tageszeit-Achse; Umschalter Netto/Brutto (inkl. österr. USt).
• Gruppen — über „Preise für“ nimmst du eine Tarifgruppe als zweite Spur in die Matrix dazu und siehst sofort, wie weit sie vom Standardpreis abweicht; „Gruppen verwalten →“ daneben führt zu Mitgliedern und Gruppenpreisen (siehe unten).
• Sonder- bzw. Kundenpreise für einzelne Kund:innen oder Vereine — im jeweiligen Kundendetail unter Konditionen.

Die Tarifmatrix für einen Platz. „Preise für“ legt eine Gruppe als zweite Spur darüber — der Abstand zum Standardpreis wird dadurch sichtbar, statt errechnet zu werden.

Tarife & Tarifgruppen — so entsteht ein Preis

Ein Preis ist nie fest verdrahtet — er wird bei jeder Buchung aufgelöst. Es gilt die Best-Preis-Garantie: von allen Tarifen, die auf die:den Buchende:n zutreffen, gewinnt automatisch der günstigste. So kannst du eine breite Grundregel setzen und einzelnen Vereinen, Gruppen oder Kund:innen gezielt bessere Preise geben, ohne alles doppelt zu pflegen — und die Empfehlung im Betrieb ist dieselbe, die die:der Kund:in in der oClub-App sieht — und die Trainer:in bei der Platzwahl für einen Kurs. Kund:innen können ihren Preis nicht selbst wählen.

Aufschläge bleiben. Die Best-Preis-Wahl gilt zwischen diesen Ebenen. Innerhalb einer Ebene greift weiter der passendste Tarif — ein bewusst gesetzter Abend-/Peak-Aufschlag auf den Standardpreis wird also nicht vom günstigeren Tagespreis derselben Ebene unterlaufen.

Tarifgruppen (Gruppen)

Eine Gruppe bündelt mehrere Vereine und Kund:innen, die dieselben Preise bekommen (z. B. „SPORTUNION-Mitglieder“, „Schulen“, „Fachverbände“). Sie ist eine Sache mit drei Eigenschaften:

• Name — wie die Gruppe überall heißt.
• Farbe — der Ton im Belegungsplan und der Chip in der Kund:innen-Liste.
• Gruppentarif — die Preise je Platz, die für alle Mitglieder gelten.

Verwaltet wird das unter Preise → Gruppen: Gruppe anlegen, Farbe wählen, Mitglieder (Vereine und Kund:innen) hinzufügen und den Gruppentarif je Platz pflegen. Eine Person kommt in eine Gruppe über Kundendetail → Gruppe (bzw. Vereinsdetail → Gruppe) oder über den Import.

Eine Gruppe, kein Doppel. Früher gab es getrennte „Kategorien“ (nur Farbe) und „Tarifgruppen“ (nur Preis). Das ist jetzt zusammengeführt: dieselbe Gruppe trägt Farbe und Preis. Weist du also einen Verein „SPORTUNION“ zu, bekommt er automatisch die SPORTUNION-Farbe und den SPORTUNION-Tarif.

Eine:n Kund:in vom Gruppentarif ausnehmen

Weil immer der günstigste Tarif gewinnt, ist die Zuordnung zu einer Gruppe der Weg zu einem günstigeren Preis. Willst du eine:n einzelne:n Kund:in in der Gruppe belassen (für Farbe und Zuordnung), den Gruppenpreis aber nicht anwenden, schalte im Kundendetail → Gruppe den Regler „Gruppentarif anwenden“ auf „Ausgenommen“. Der Preis fällt dann auf den eigenen Sonderpreis oder den Standardpreis zurück; Farbe und Gruppenzugehörigkeit bleiben unverändert. Das ist die einzige Möglichkeit, mehr als den günstigsten Gruppentarif zu verrechnen.

Wo du die Preise wiederfindest

„Preise pro Platz“ im Vereinsdetail. Die Aufschlüsselung zeigt jeden zutreffenden Tarif — der berechnete markiert, der ausgenommene durchgestrichen.

Tarife importieren

Bestehende Preislisten müssen nicht abgetippt werden. Unter Datenmanager ▸ Import gibt es einen Tarife-Import aus Excel: Spalten für Platz, Gruppe, Wochentag/Wochenende und Preis. Nicht gefundene Gruppen werden beim Import angelegt, Plätze werden zugeordnet (bei Unsicherheit fragt der Assistent nach). Auch der Kund:innen-Import kann über eine Spalte „Gruppen“ jede Kund:in direkt der richtigen Gruppe zuordnen. Nichts wird geändert, bevor du es im Assistenten bestätigt hast.

20 Kund:innen & Vereine

Alle, mit denen du abrechnest, liegen in einem Verzeichnis — Personen, Firmen, Schulen und Vereine nebeneinander.

Kund:innen & Vereine

Kund:innen ist ein Verzeichnis für alle, mit denen du abrechnest — mit Reitern nach Art: Alle · Personen · Vereine (· Firmen · Schulen, sobald welche existieren). Gesucht wird über Name, Telefon und Aliasse; die Suche ist wortweise, damit „Sportunion“ auch die Personen dieses Vereins findet und nicht nur den Verein.

Vereinsauswahlen (Buchung, Rechnung, Filter) sind nach Dachverein gruppiert: Ein Dachverband und seine Sektionen stehen zusammen statt als gleichrangige Zeilen. Ob ein Verein seine Sektionen dort überhaupt gelistet haben will, schaltet er auf seiner Vereinsseite (Karte „Vereinsfamilie“) selbst.

Ein Verzeichnis für alle, mit denen abgerechnet wird. Der Farb-Chip ist die Tarifgruppe — dieselbe Farbe wie im Belegungsplan.

Im Kundendetail: Stammdaten, Konditionen, Abrechnung & Zahlung (z. B. Rechnungszahlung erlauben), Gruppe, Steuerbefreiung, Farbe im Belegungsplan — dazu die Buchungen und Rechnungen der Person.

• Kundenkonditionen — Sonderkonditionen je Kund:in/Verein mit Gültigkeit (von/bis), Geltungsbereich (Anlage/Platz/Sportart), Wochentagen und Saison-Stundenkontingent. Konditionen einer Community lassen sich auf andere spiegeln.
• Vereinsdetail — Stammdaten, jüngste Buchungen, Mitgliederliste (einzelne Mitglieder blockierbar), Dach- und Sektionsverein. Je Anlage steuerst du unter Buchungsfreigabe, welche Vereine buchen dürfen.
• Zusammenführen — doppelt angelegte Kund:innen lassen sich zusammenführen; Buchungen und Rechnungen wandern mit.
• Vereine im oClub — die Vereine aus dem Alt-Import, die in der App noch keinen Club haben: je Verein entweder mit einem bestehenden Club verknüpfen oder einen neuen veröffentlichen. Bewusst eine Entscheidung pro Zeile statt eines Sammelknopfs — zwei gleichnamige Clubs mit echten Mitgliedern bekommt man nicht mehr auseinander.
• Registrierungen — wer über deinen verknüpften Verein neu zu oClub gekommen ist, samt Zuordnung zu einer Kund:in.

21 Kurse

Kurse legen Trainer:innen in der Trainer-Umgebung der oClub-App an. Die Partner-Plattform zeigt sie, weil sie auf deinen Plätzen stattfinden.

Kurse

Unter Kurse siehst du jeden Kurs, der eine Einheit auf deinen Plätzen hat — live aus der Trainer-Umgebung, Vereinskurse und Eigenangebote gleichermaßen. Die Partner-Plattform speichert dafür keine eigenen Kursdaten. Beim Platzwählen sieht die Trainer:in deinen Preis: ein Vereinskurs zum Vereinstarif des jeweiligen Vereins, ein Eigenangebot zum öffentlichen Tarif — und die Rechnung geht an die Partei, die der Tarif nennt.

• Übersicht — alle Kurse über alle Standorte, filterbar nach Sportart, Status und Platz.
• Kursplan — die Einheiten im Zeitverlauf, passend zum Belegungsplan.
• Website — eine feste Adresse zum Einbetten der Kursliste auf deiner eigenen Website, mit Sichtbarkeit je Kurs und Live-Vorschau. Die Anmeldung läuft immer über die oClub-App.

Neben dem Lesen gibt es einen Schreibweg: Rollen mit Belegung & Zeiten ▸ Bearbeiten können einen Vereinskurs anlegen, dessen Einheiten auf die Reservierungen des Vereins gelegt werden.

22 Rechnungen & Abrechnung

Vom gespielten Termin zur ausgestellten Rechnung — und was passiert, wenn danach etwas nicht stimmt.

Rechnungen

Es gibt sechs Einstiege — vom ganzen Monat bis zur einzelnen Stunde:

Monatsabschluss — keine gespeicherte Momentaufnahme, sondern die laufend berechnete Antwort auf „was ergibt dieser Monat für wen“.

Prüfliste vor dem Abschluss. Jeder Punkt nennt die Zahl, den Grund und den Weg dorthin, wo er zu beheben ist.

Lebenszyklus: Eine Rechnung ist zunächst Entwurf (editierbar). Mit „Freigeben & Ausstellen“ bekommt sie eine Nummer und wird unveränderlich. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung (negative Gegenrechnung) — eine ausgestellte Rechnung wird nie verändert oder gelöscht.

Die ausgestellte Rechnung. Ab der Nummer ist sie unveränderlich — Korrekturen laufen über eine Stornorechnung.

23 Berichte, Datenmanager & Routing

Was aus den Buchungen herauskommt, wenn man sie nicht als Rechnung braucht, sondern als Zahl, Datei oder Prüfung.

Routing, Berichte & Datenmanager

• Rechnungs-Routing — legt je Verein × Standort × Platz fest, welcher Betrieb abrechnet (Standard-Routing plus Ausnahmen).
• Förderbericht — Subventionsbericht als PDF/XLSX.
• Auszahlungen — was aus App-Zahlungen an dich fließt.

Der Datenmanager hat drei Reiter:

Der Altbestand-Stichtag sagt vor dem Klick, was er auflöst — nicht erst in der Erfolgsmeldung.

24 Einstellungen des Betriebs

Die Einstellungen sind in drei Gruppen geordnet; die Übersichtsseite zeigt je Bereich, ob etwas fehlt oder klemmt.

Einstellungen

Die Einstellungen sind in drei Gruppen geordnet; die Übersichtsseite zeigt je Bereich, ob etwas fehlt oder klemmt.

25 Empfang, Vereins-Zugang & Start

Drei Dinge, die neben der Verwaltung stehen: der Tresen, der Vereins-Zugang und der erste Tag.

Empfangs-Modus

Für das Tablet am Tresen gibt es eine eigene, aufgeräumte Oberfläche mit vier Ansichten — gedacht für ein Gerät, an dem mehrere Personen arbeiten:

• Jetzt — die Plätze als Kacheln mit dem, was gerade läuft, dazu Verspätungen und die nächsten Termine.
• Check-in — ankommende Gäste abhaken.
• Walk-in — Laufkundschaft in wenigen Griffen einbuchen. Setzt die Bereichsstufe Buchungen ▸ Voll verwalten voraus.
• Vorfälle — Schäden und Zwischenfälle festhalten.

Der Empfangs-Modus auf dem Tresen-Tablet — eine eigene Oberfläche, nicht die verkleinerte Verwaltung.

Vereins-Zugang (Self-Service)

Vereine bekommen keine Rolle in deiner Verwaltung, sondern eine eigene, schlanke Oberfläche — mit Übersicht der laufenden Saison, Stammzeiten, Neue Buchung für Extra-Slots außerhalb der Fixzeiten, Mitglieder (Liste & Einladen) sowie Rechnungen & Saldo. Extra-Buchungen laufen ohne Kartenzahlung und landen in deinem gewohnten Abrechnungsweg.

Onboarding & Auszahlungen

Neue Betriebe fragen den Zugang über „Betreiber anfragen“ an; oClub richtet den Betrieb ein und lädt das Team ein. Auszahlungen/Settlement laufen über hinterlegte Bankdaten (SEPA) und werden gemeinsam mit oClub eingerichtet.

26 Vereinsverwaltung

Bist du im Vorstand deines Vereins, bekommst du eine eigene Verwaltungsansicht — keine separate Anwendung und kein zweites Konto. Du öffnest sie in derselben oClub-App, in der du auch spielst, im Web wie am iPhone.

1. Profil wechseln Über den Profil-Umschalter oben wählst du statt deines persönlichen Kontos deinen Verein (die Vereine stehen unter dem Trainer:innen-Eintrag).
2. Verwaltung öffnen Auf der Vereinsseite führt Verwalten in die Konsole.
3. Was du siehst, hängt an deiner Rolle Die Bereiche richten sich nach den Berechtigungen deiner Vorstandsrolle (siehe unten).

Die Vereinsverwaltung liegt in der oClub-App unter /communities/:id/manage — erreichbar über den Profil-Umschalter. Am iPhone stehen dieselben Gruppen als Reiter.

Rollen im Verein

Vier Rollen, drei davon im Vorstand. Was jemand darf, hängt an drei Berechtigungen, die die Rolle mitbringt:

Mitglieder

• Mitgliederliste — wer dabei ist, seit wann, mit welcher Rolle; einzelne Mitglieder einladen oder entfernen. Hier vergebt ihr auch den Trainer:innen-Bereich — erst damit kann jemand Kurse anlegen.
• Beitrittsanfragen — die Warteschlange der Leute, die deinem Verein beitreten wollen: aufnehmen oder ablehnen.
• Rollen & Rechte — Rollen vergeben und die Berechtigungen je Rolle nachlesen. Eine Vorgabe fragt vor dem Entfernen nach.
• Mentoring — Patenschaften zwischen erfahrenen und neuen Mitgliedern.
• Qualifikationen & Ehrenkodex — Nachweise deiner Trainer:innen prüfen und die Zustimmung zum Kodex im Blick behalten (unten).

Qualifikationen prüfen

Trainer:innen laden ihre Nachweise in der Trainer-Umgebung hoch; bestätigt wird im Verein. Die Seite sagt oben, wie viele Nachweise warten, und ihr entscheidet direkt an der Zeile.

Qualifikationen prüfen. Vier Augen: den eigenen Nachweis kann man ansehen, aber nicht selbst bestätigen.

• Status je Nachweis: Nachweis fehlt · In Prüfung · Bestätigt · Abgelaufen · Abgelehnt. Die Antwort auf einen Klick steht an der Zeile, nicht oben auf der Seite.
• Vier-Augen-Regel. Wer selbst Trainer:in ist, sieht den eigenen Nachweis, kann ihn aber weder bestätigen noch ablehnen — das übernimmt eine andere Person aus der Vereinsleitung.
• Gültigkeit „laut Vereinsvorgabe“ kommt aus Regeln & Einstellungen. Bestätigte Nachweise erscheinen im öffentlichen Profil der Trainer:in; die Dateien liegen verschlüsselt ab.
• Die Ehrenkodex-Seite führt daneben, wer den Kodex unterschrieben hat und ob ein Leumund vorliegt.

Spielbetrieb & Platzbuchung

• Trainings & Spiele — Einheiten planen, durchführen und abschließen. Ein Verein veranstaltet mit seiner Sportart — auch wenn sie nicht zu den bekanntesten gehört; der Katalog kennt fast 200.
• Platz buchen und Meine Buchungen — dieselbe Platzsuche und dasselbe Slot-Raster wie im persönlichen Konto, nur geht die Rechnung an den Verein statt an dich.
• Offenes Spiel — Platz auf Halt — im Menü Anlegen neben „Session anlegen“ (unten).
• Events — Turniere, Vereinsfeste, Vorstandssitzungen und Generalversammlungen.
• Umfragen — eine Terminfindung oder eine Frage an den Verein.
• Ankündigungen — eine Nachricht an den ganzen Verein, mit Lesebestätigung.

Mein Verein

• Vereinsprofil — wie dein Verein in der App erscheint. Sportarten kommen aus dem vollen Katalog; der Picker ist eingeklappt, sobald etwas gewählt ist.
• Struktur — Dachverein und Sektionen.
• Dokumente — der Aktenschrank des Vereins (unten).
• Regeln & Einstellungen — wie Beitritte, Sichtbarkeit und Benachrichtigungen gehandhabt werden; Vorgaben für Nachweise.
• Auszahlung & Rechnung — Bankverbindung und Rechnungsdaten des Vereins.

Dokumente — der Aktenschrank

Statuten, Protokolle, Versicherung, Formulare: Mein Verein → Dokumente ist die Ablage des Vereins. Dateien irgendwo auf die Seite ziehen oder Dokumente hinzufügen — die App rät Fach und Titel, du korrigierst.

Der Aktenschrank: fünf Fächer mit Zählern, Suche, Sichtbarkeit je Akte und Vorschau.

• Fünf Fächer: Statuten · Protokolle · Versicherung · Formulare · Sonstiges. Der Fachwechsel filtert, die Suche geht über Titel, Dateiname, Notiz und die Person, die hochgeladen hat.
• Wer es sieht — je Akte: Vorstand, alle Mitglieder oder eine Sektion. Mitglieder finden ihre freigegebenen Dokumente auf der Vereinsseite in der App.
• Vorschau für PDF und Bilder direkt im Browser; Anpinnen hält Wichtiges oben; Versionen zählen mit (v2, v3 …).
• Papierkorb. Gelöschtes bleibt 7 Tage und lässt sich wiederherstellen — danach ist es endgültig weg. Ein Hinweis warnt, wenn der Speicher fast voll ist.
• Alle Dateien liegen verschlüsselt ab.

27 Einstellungen & Datenschutz

Unter Profil → Einstellungen steuerst du dein Konto:

Konto abmelden & löschen

Ein Logout meldet dich auf allen oClub-Oberflächen gleichzeitig ab. Möchtest du dein Konto löschen, findest du den Weg dazu in den Einstellungen bzw. auf der Website. Die Löschung entfernt deine persönlichen Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen.

28 Häufige Fragen

29 Support & Kontakt

Kommst du nicht weiter?

• In der App: Öffne den Support-Bereich, um eine Anfrage zu stellen und ihren Status zu verfolgen.
• Dein Verein / deine Anlage: Bei Fragen zu einer konkreten Buchung, Rechnung oder Mitgliedschaft ist dein Verein oft die schnellste Adresse.
• Rechtliches: Nutzungsbedingungen, Datenschutz und Impressum findest du unter Einstellungen → Rechtliches.

02 Getting started & login

Create an account

1. Register Open the app and tap Register. Enter your name, email address and a password.
2. Confirm your email You'll receive a confirmation email. Tap the link inside to activate your account.
3. Complete your profile Optionally add a profile photo and your favourite sports — this improves recommendations and game invites.
4. Get going Done. You can immediately search for courts, join games or follow your club.

Signing in

Sign in with your email and password. Forgot your password? Tap Forgot password, enter your email and follow the link we send you.

Two-step confirmation

You can protect your account with a code by email on top of your password. It is optional — switch it on and it applies to both sign-in routes, in the app and on the web.

1. Switch it on Under Profile → Settings → Security, enable two-step confirmation.
2. Sign in After email and password we ask for a six-digit code, which we send you.
3. Remember the device On your own device you can be remembered — the second step then stays quiet there for a while.

Access to the coach environment & Partner Platform

These areas are role-based. The coach environment appears in the app's profile switcher as soon as your club has granted you the coach area in its member list. For the Partner Platform you sign in with the same oClub account — no separate registration needed. If you don't have access, contact your club or support.

03 Finding your way around

The member app is built around a fixed bar at the bottom (mobile) or top (desktop). It takes you to every main area with a single tap:

04 Book — court, course, coach

Under Book you'll find everything you can reserve: a court, a course or a session with a coach.

Find people to play

Still need someone? Using Find players on a court booking, you can advertise your match so others can join. Conversely, under Games you'll find open matches you can join.

Book a coach

Under Book → Coach the coach directory opens. Tap a profile to see sports, description and availability, and book a session directly.

Manage bookings & requests

All reservations come together under Bookings — courts, games and courses in one place. Some bookings need confirmation by the venue or coach; you'll find those under Bookings → Requests, where you can accept or decline.

05 Games

The Games area is the heart of the community: members organise open matches and join each other's. Here's what a game looks like:

Join a game

1. Browse Open matches near you — with sport, location, time, level and free spots.
2. Open a game All the details: who's already in, where it's played and what it costs.
3. Join Your spot is reserved; your share of the price is shown.
4. Coordinate Every game has its own chat — for meeting point, gear or changes.

Create your own game

In Games, tap New game. Choose sport, location and time, set the number of players and the level, and publish. As the creator you can edit or cancel your game at any time.

06 Clubs & Community

Clubs (communities) are the groups around your club or sports community. Here you see a feed with announcements, events and posts.

Create a club

Via Community → New club you can create your own group, describe it and invite others. As the founder you manage members and join requests (see Community management).

Under-16 youth trainers

oClub is generally for ages 16 and up. For young trainers aged 14 to 16 there is a supervised exception: they may sign up themselves, but must then be taken on by a club within 14 days.

1. Sign up with consent During sign-up the person selects “I'm a youth trainer under 16” and provides their date of birth plus a parent/guardian's name, email and explicit consent. People under 14 cannot register.
2. 14 days to be supervised After sign-up the person has 14 days to join a club (community) as a supervised member. The app shows a reminder with the days remaining. A club can also invite or add them directly.
3. No supervision: account paused If they are not attached to a club in time, the account is temporarily suspended (a waiting screen only) until a club takes over supervision. The supervising club is recorded as the supervising body.

07 Courses & Academy

Courses are guided training offerings — from weekly kids' training to adult courses. The Academy bundles “learn a sport” with matching coaches.

Find & join a course

1. Open the catalogue Go to Book → Course (or the Academy area, if enabled).
2. Choose a course Check description, dates, location, coach and price.
3. Register For yourself or for your child (see kids' profiles).
4. Track it Your courses appear under Profile → Courses with all dates.

If you run sessions yourself

If you're listed as a coach of a course, switch to Coach in the profile switcher: there you find your courses, the sessions with session plan and check-in, and everything waiting for your approval. How that works starts in the chapter Coach environment.

08 Events

In the Events area you'll find registered or ticketed events at your club or sports centre — tournaments, club parties, taster days.

09 Profile, kids & codes

Under Profile you manage your account and everything attached to it.

The profile switcher

At the top of your profile you switch who you are acting as: your personal profile, below it — if enabled — Coach, and then your clubs with a board role. The active entry decides what the app shows: as a coach the coach environment, as a club the club management. Web and iPhone order the entries the same way.

Kids' profiles

Under Profile → Kids you create a separate profile for each child. When registering for a course or event, you then choose who takes part — you or a child. That keeps registrations cleanly separated.

10 Payment & invoices

Depending on the venue and club, you pay in different ways. What applies to you is always shown before you confirm.

Invoices and receipts for your bookings are available on the relevant booking or via your club. For questions about a specific bill, your club or the venue can help you directly.

11 Coach environment — overview

Your working surface as a coach lives inside the oClub app itself — on the web and on the iPhone. No second login, no second application: in the profile switcher you move from your personal profile to Coach (at the very top, ahead of your clubs) and you are in the coach environment. The prerequisite is that your club has granted you the coach area in its member list.

The overview: today's sessions, the next session with the state of its plan, and everything currently waiting for you.

The areas at a glance

12 Creating & running courses

From the empty form to the published course — the course page as your workplace, and how participants get in who don't sign up themselves.

Create a course — step by step

When creating (+ New course under My courses) you first make two basic decisions:

1. Basics Title, sport(s) from the full catalogue, level (All / Beginner / Advanced / Pro), description, learning goals and your cancellation terms. The course image is in card format 16:9 — exactly the crop participants will see on the card later.
2. Plan sessions (weekly plan) Rows of weekday + start/end plus a period (from–to). The individual sessions are generated from that — the preview shows dates, “X weeks from …” and free places.
3. Price & places Price per session or in total; waiting list on/off; minimum/maximum age; max. participants; court/venue per session. The court names its price: when picking a court the court fee is shown right there — a club course pays the club's own tariff, not the public list price.
4. Save The course is saved continuously as a draft (“Draft saved”) — you can pick it up again any time.

Publishing & approval

• Own offering: “Publish course” → live immediately, no approval needed.
• Club course: “Submit for approval” → status Submitted. The head of sport finds it under Approvals and releases it with “Approve now” — or sends it back with “Back to coach” for rework.

The course page

Every course has a page that fills the screen: a header with the image, below it places, coaching team, activity and sessions.

The course page. The places bar shows firm (filled), held (hatched) and free — one segment per place.

• One notion of a place. Course list, course header and line-up count the same way: firm is confirmed, held is reserved (counts against capacity but can fall back), free is free. The question they answer: how many can I still confirm today.
• Coaching team. Per person a face, name and role; the lead is highlighted. Change opens the line-up — also per individual session, including substitutes.
• “This is what participants see” opens a dialog with the card in the course catalogue — exactly the card members see, even before publishing — and the website embed (script, iframe or address). The embed exists only for published public courses; a members-only course cannot be shown on a third-party website.

Adding a participant by hand

For everyone who doesn't sign up themselves — the child without an account, the person who called the club. You add, the head of sport approves (for an own offering, you do), and in between the place is already held.

1. Search before you create The name field is a search across the clubs where you hold coaching rights. A hit under “Already in your club” is linked, not copied — “Existing account — it is linked, nothing is overwritten.” A differing date of birth is shown, not fixed.
2. Otherwise create Name, date of birth (required for children) and parent or guardian — the invoice goes to that address later. Phone is optional. This creates a managed account, not free text: the same person across all surfaces, without a duplicate.
3. Record consent “The parents have consented to the enrolment.” Without the tick, the enrolment appears on the approvals desk with a red note.
4. Add — hold the place From now on the place is held, with an expiry from the course's invoicing window. After the decision the family gets one email: confirmation (with dates, fee and the note that the invoice follows) or rejection.

The approvals desk

Under Approvals lies everything waiting for a decision — on top the pending enrolments, below the submitted club courses. Sorted by urgency: “waiting for 4 days”, but as soon as the expiry is closer than 48 hours, it beats the waiting time.

One desk for both kinds. Grouped by course, the most urgent entry first.

• Rejecting can be undone. The row disappears, the notice carries an “Undo” for six seconds — only then does the rejection go to the server. No dialog, no misclick that throws a family out of a course.
• Confirm in bulk per course from two pending entries — one after another, because capacity is checked per enrolment.
• No approver, no entry. A club course without a head of sport tells you so before you add anyone. For an own offering you are the reviewer yourself.

Controlling sessions

Every session of a series can be managed individually:

• Cancel / reactivate — mark a session as “does not take place” (badge cancelled, participants are notified) and reactivate if needed.
• Complete — mark a session as completed.
• Coaching team of this session — adjust the line-up per session, incl. substitutes.
• Start check-in — record attendance directly on the day.

Changes only affect future sessions — past & attended dates stay untouched. How you plan the content of a session is in the next chapter.

13 Sessions & session plan

The session is the unit of work in the coach environment: plan beforehand, run during, review afterwards. Everything about it hangs on one page per session.

The agenda

Sessions shows courses and club trainings together, sorted by time. On top sits “Up next” with everything you need to prepare; below it the timeline with sticky day headers and a now-line on today.

The agenda: course green, club training blue, cancelled faded and struck through; on the right the places as a number or “full”.

A running session stays under Upcoming until it is over. On the phone the time moves into the card; the filters stay the same.

Three phases

The header of every session shows which phase it is in. Planning is the session-plan editor. Delivery starts with the check-in and runs the plan live with a timer per block. Review starts with attendance — the session plan is folded away behind a button there — and ends with completing the session.

The session-plan editor

The editor: the roadmap bar with deadline and checklist, the time bar, the blocks — and the AI assistant's drawer on the right.

• The cold start is a question. An empty session starts with “Where do you start?” — the focus decides the choice. Templates show their phases as bars and say up front what still needs filling in afterwards. A template fits itself into the session (a 100-minute template in a 90-minute session: the longest block is shortened), brings descriptions along, and the lead is pre-filled with the course lead.
• Roadmap bar. Countdown, the deadline with its source (club rule or course), the reminder date, “Change deadline” (leads to the course page) and “Mark as done”. Four states: running, soon, overdue, marked done — and a mark can be taken back. Once the session has started the deadline is history; the bar disappears, the time bar stays.
• Checklist “Until the plan stands”. Focus set, every phase covered, all blocks complete — every open item jumps to its place. Mark as done only becomes available once everything is met and saved.
• Time bar. The session as a distance, the three phases as segments at their guide value, filled as far as planned, the rest hatched. “Fits exactly” means the blocks fill the session.
• Block. Time, title, description, phase, lead and material. Exercises taken from the library bring their description along; copy and collapse work per block.

The library

One search across both: exercises on top, the club's past session plans below — word by word, “basket cones” finds what carries “cones ×6, ball basket”. Filter by sport and phase (warm-up · main part · cool-down); “Mine” shows only your own.

One shelf, one search, one way into the plan.

• “Put into a session” on every exercise asks exactly one thing — which session — and attaches the exercise as a block to the phase it belongs to (all upcoming sessions, with a course filter). You can move it afterwards in the session plan.
• Create your own exercise: title and sport are required, plus “What happens, in which order?”, phase and material. It is private at first; only “Share with other coaches” makes it visible in the club.
• Save puts an exercise into your selection so you find it faster in the block picker.

Delivering & reviewing

• Check-in opens attendance on the day: per person Present / Late / Excused / Absent. Face, name and role of the line-up sit side by side; the lead is highlighted.
• Live session plan runs block by block with a timer. Remarks on the plan land in the conversation on the session; a plan has a version history.
• Review starts with attendance — record it while someone still remembers — and ends with completing the session. A plan that ran can be rated and then appears under “The club's session plans” for reuse.

14 Roles, profile & tools

Who may approve what in the club, what your profile says, and what else the coach environment brings.

Roles, rights & approvals

• Type of offering — own offering (direct oClub payout) vs. club course (approval required, remuneration via the club).
• Approving is for the head of sport / admin or people with club-wide approval rights; open approvals live under Approvals — courses and enrolments alike.
• List rights — enrolments and withdrawals are changed by the course lead, a club admin or someone with planning rights. A member of the coaching team co-coaches and sees the list.
• Coaching team — the course lead must be a real account. Co-coaches can be real members or placeholders (“enter a name”, link later); a substitute is marked “Substitute”.

Coach profile & qualifications

• Coach profile — how people searching see you: bio, sports & languages, prices. Your verified qualifications appear in the public profile; a score (“trust score”) no longer exists — it was tied to no decision and looked like a verdict.
• Qualifications — your certificates with the certificate file, the code of conduct and the review status: No document · Under review · Verified · Expired · Rejected. An admin of your club verifies (see club management); a validity “per club rule” comes from the club's rules. Certificates are stored encrypted.

Further tools

• Messages — your conversations with participants and the club, the same on both surfaces.
• Availability & Substitution — when you are bookable; find a substitute or take over a session.
• Training journal · Education · Development — optional modules around training and further education.
• Invitations — meetings an operator invites you to are under Profile in the personal surface; the push leads straight there, an online link appears as a button.

14 Partner Platform — overview

The Partner Platform is for sports centres, venue and club operators. Here you manage your locations and everything commercial around bookings. You sign in with the same oClub account you use in the app; with access to several operators, you switch the active one at the top of the sidebar.

The schedule, day view. A block’s colour belongs to the customer or club — never to a status.

The areas at a glance

Several former menu entries are now tabs, to keep the sidebar short: Locations and the site map sit under “Location & courts”, closure days under “Opening hours”, clubs under “Customers”, series gaps and declined under “Requests”.

The operator chapters

Everything else lives in its own chapter. Each one reads on its own:

Where to start

Nobody reads a handbook front to back. Depending on what you do in the house, these are the three chapters that count:

15 Roles, team & access

A role decides which menu entries someone sees and what they may do inside them. It is maintained per operator, not centrally.

Roles & access

What someone sees and may do is defined by their role. A role is not a fixed title but a combination of eight areas, each with a level — so you can also model a role no template covers (“caretaker”, “head of sport”).

Every role sees the Overview — an account that can sign in and then stares at an empty page would not be meaningful access. Each operator starts with five built-in roles:

This is managed under Team ▸ Roles & access: per role you see which areas it holds at which level, and who currently holds it. The lower three are templates — renameable, editable, deletable; you create your own roles alongside them.

Roles & access. Every column is a role, every row an area — “Caretaker” is one the operator created.

Many areas are additionally plan-gated (invoices, routing, recurring slots, team, shifts, inventory, reports, data manager …). If an area isn't in your plan, it won't appear even with a matching role.

Team, meetings & quick search

• Team — three tabs: Members (invite by email, assign a role), Notifications (who receives which operator emails) and Roles & access (see above).
• Shifts, tasks and inventory. Tasks (maintenance/to-dos, also spawned straight from a booking) are ordered by due date, can be re-sorted by drag & drop and repeat (daily to yearly); each task has a conversation with history, attachments (phone photos, PDFs up to 8 MB — stored encrypted) and personal notifications. An inventory item points to its storage location on the site map.
• Meetings — appointments with an attendee list and accept/decline; colleagues from the team are suggested with their profile picture, external people are added via a free address field (a person picked as an account and as an address counts once). An online link becomes a button in the email and the app. The invitation carries a calendar part: whoever accepts or declines in Outlook or Google Calendar is accepted or declined with you — Apple Calendar shows the invitation as a file, there you answer via the link in the email. Invitees with an oClub account see the meeting in the app and get a push; the reminder comes no earlier than six hours after the invitation.
• Quick search ⌘K — open with ⌘K / Ctrl+K and jump to bookings, customers, invoices, courts or actions (“New invoice”, “Create club” …) — only ever to areas your role can reach.

16 Location, courts & hours

Before anything can be booked, the venue has to be right: which courts exist, when you are open, and when you are not.

Location & courts

One menu entry with up to three tabs — the house, what stands in it, and where it sits:

• Location (or Locations from the second onwards) — master data, address and visibility of the venue; you create further locations from here.
• Courts — create and edit: name, slug (URL fragment), sports (incl. a primary one) and add-ons (e.g. floodlights). For subdivisible halls you pick a parent hall → sub-courts as a parent/child structure.
• Site map — location pin, court outlines and storage locations for the inventory on the map.

Opening hours & closure days

• Opening hours per venue, as a weekly grid.
• Closure days (second tab) — holidays and blackouts, for single locations or all at once; Austrian public holidays can be imported for a whole year instead of entered one by one. A closure day also blocks the day in the app and in the availability widget.

17 Schedule & bookings

The schedule is the screen that stays open all day.

The schedule

The schedule is the central view of your courts — as a day, week (hours or strip view) or month (chips or heatmap), with a sport filter across every view and optionally several locations at once. A booked cell leads with the sport (or the public course name) — the grey area already says “booked”.

• New booking — court, date, start/end/duration, sport, customer, rhythm (one-off or series), payment method, extras, price (net / VAT / discount), note — with live preview and an “all free” check.
• Existing booking (slot detail) — change the customer, reschedule & change court (price recalculates, a manually set price stays), override the price, add/remove extras, create a task.
• Series — a whole repeat in one step; failed dates become “series gaps” you can retry later.

Slot detail with the series scope. The notice names what does not carry along, before you save.

Colour coding

Colours represent clubs or customers (schools, clubs, guests …), not a status. You set the colour per club/customer (the club colour wins); without a colour, the default tone applies. Blocks hidden from a club appear anonymously as “Occupied”.

18 Requests & recurring slots

Not every booking starts with you. Requests arrive from clubs and from the app and want an answer — recurring slots are the opposite arrangement: agreed once, then repeating.

Handling requests

Under Requests, reservation requests from clubs and oClub members come together in one inbox (a channel chip distinguishes them; refreshes every 30 seconds). The sidebar badge and the tab counters cover the same locations as the list below them.

One inbox for both channels. The sidebar badge and the tab counters measure the same locations as the list.

1. Accept Optionally override the price (applies to this date only); a matching tariff is suggested automatically. Time, court and extras can still be adjusted while accepting.
2. Decline A reason is required — preset or free text. It's communicated to the requester.
3. Resolve first contact Link a still-unknown club to a customer.

Tabs with live counters: Open · Series gaps (failed series dates) · Declined (log with reason and handler). Expired requests automatically refund any pre-captured charge; the response deadline is set under Settings ▸ Cancellation policy.

Recurring slots

Recurring fixed slots for clubs: create via a wizard, “materialise” them into concrete bookings and export as iCal — including a seasonal hours overview. Anyone effectively holding the same slot for a whole season without a recurring slot on file shows up under Data manager ▸ Analysis ▸ Recurring slots.

19 Pricing & tariffs

Pricing is where most can go wrong — and the only place where it goes wrong silently. This chapter explains how a price comes about.

Pricing

• Tariffs per court and sport on a time-of-day timeline; a net/gross toggle (incl. Austrian VAT).
• Groups — via “Prices for” you add a price group as a second lane in the matrix and immediately see how far it sits from the standard price; “Manage groups →” next to it leads to members and group prices (see below).
• Special / customer prices for individual customers or clubs — in the respective detail page under Terms.

The tariff matrix for one court. “Prices for” lays a group over it as a second lane — the gap to the standard price becomes visible instead of having to be worked out.

Tariffs & price groups — how a price is formed

A price is never hard-wired — it is resolved on every booking. A best-price guarantee applies: of all the tariffs that match the person booking, the cheapest one wins automatically. So you can set one broad base rule and give individual clubs, groups or customers deliberately better prices, without maintaining everything twice — and the recommendation on the operator side is the same one the customer sees in the oClub app — and the coach sees when picking a court for a course. Customers cannot choose their own price.

Surcharges stay. The best-price choice applies between these levels. Within a level the most specific tariff still wins — a deliberate evening/peak surcharge on the standard price is therefore not undercut by that level's cheaper daytime rate.

Price groups (Groups)

A group bundles several clubs and customers that get the same prices (e.g. „SPORTUNION members“, „Schools“, „Federations“). It is one thing with three properties:

• Name — how the group is labelled everywhere.
• Colour — the tone in the schedule and the chip in the customer list.
• Group tariff — the per-court prices that apply to every member.

You manage this under Pricing → Groups: create a group, pick a colour, add members (clubs and customers) and maintain the group tariff per court. A person joins a group via Customer detail → Group (or Club detail → Group) or through the import.

One group, no duplicate. There used to be separate „categories“ (colour only) and „price groups“ (price only). These are now merged: the same group carries both colour and price. So assigning a club to „SPORTUNION“ automatically gives it the SPORTUNION colour and the SPORTUNION tariff.

Excluding a customer from the group tariff

Because the cheapest tariff always wins, joining a group is the path to a cheaper price. If you want to keep a single customer in the group (for colour and assignment) but not apply the group price, switch the „Apply group tariff“ toggle to „Excluded“ under Customer detail → Group. The price then falls back to their own special price or the standard price; colour and group membership stay unchanged. This is the only way to bill more than the cheapest group tariff.

Where the prices show up

“Prices per court” on the club detail page. The breakdown shows every matching tariff — the billed one marked, the excluded one struck through.

Importing tariffs

Existing price lists don't need to be re-typed. Under Data manager ▸ Import there is a tariff import from Excel: columns for court, group, weekday/weekend and price. Groups that aren't found are created on import, courts are matched (the wizard asks when unsure). The customer import can also assign each customer directly to the right group via a „Groups“ column. Nothing changes until you confirm it in the wizard.

20 Customers & clubs

Everyone you bill lives in one directory — people, companies, schools and clubs side by side.

Customers & clubs

Customers is one directory for everyone you bill — with tabs by kind: All · People · Clubs (· Companies · Schools, once any exist). Search covers name, phone and aliases, and works word by word, so “Sportunion” also finds that club's people and not only the club itself.

Club pickers (booking, invoice, filters) are grouped by umbrella club: an umbrella and its sections sit together instead of as equal rows. Whether a club wants its sections listed there at all is a switch on its own club page (“Club family” card).

One directory for everyone you bill. The colour chip is the price group — the same colour the schedule uses.

In the customer detail: master data, terms, billing & payment (e.g. allow invoice payment), group, tax exemption, colour on the schedule — plus that party's bookings and invoices.

• Customer terms — special terms per customer/club with validity (from/to), scope (venue/court/sport), weekdays and a seasonal hour quota. One community's terms can be mirrored to others.
• Club detail — master data, recent bookings, member list (individual members can be blocked), umbrella club and sections. Per venue you control under booking access which clubs may book.
• Merge — duplicate customers can be merged; bookings and invoices move along.
• Clubs on oClub — the clubs from the legacy import that have no club in the app yet: per club, either link it to an existing one or publish a new one. Deliberately one decision per row rather than a bulk button — two same-named clubs with real members in them cannot be pulled apart again.
• Registrations — who joined oClub through your linked club, with their assignment to a customer.

21 Courses

Coaches create courses in the coach environment of the oClub app. The Partner Platform shows them because they take place on your courts.

Courses

Under Courses you see every course with a session on your courts — live from the coach environment, club courses and coaches' own offerings alike. The Partner Platform stores no course data of its own. When picking a court the coach sees your price: a club course at that club's tariff, an own offering at the public tariff — and the invoice goes to the party the tariff names.

• Overview — every course across every location, filterable by sport, status and court.
• Course plan — the sessions over time, matching the schedule.
• Website — a stable address for embedding the course list on your own website, with per-course visibility and a live preview. Enrolment always runs through the oClub app.

Beyond reading there is a write path: roles with Schedule & hours ▸ Edit can create a club course whose sessions attach to that club's reservations.

22 Invoices & billing

From a played date to an issued invoice — and what happens when something turns out wrong afterwards.

Invoices

There are six entry points — from a whole month down to a single hour:

Month-end — not a stored snapshot but the continuously computed answer to “what does this month come to, and for whom”.

The pre-close checklist. Every item names the number, the reason and the path to where it is fixed.

Lifecycle: an invoice starts as a draft (editable). With “Approve & issue” it gets a number and becomes immutable. Corrections go through a credit note (negative counter-invoice) — an issued invoice is never changed or deleted.

The issued invoice. From the number onwards it is immutable — corrections go through a credit note.

23 Reports, data manager & routing

What comes out of the bookings when you need them not as an invoice but as a number, a file or a check.

Routing, reports & the data manager

• Invoice routing — defines per club × site × court which operator bills (default routing plus exceptions).
• Subsidy report — as PDF/XLSX.
• Payouts — what flows to you from in-app payments.

The data manager has three tabs:

The legacy cut-off says what it dissolves before the click — not in the success message afterwards.

24 Operator settings

Settings are organised in three groups; the overview page shows per section whether something is missing or broken.

Settings

Settings are organised in three groups; the overview page shows per section whether something is missing or broken.

25 Front desk, club access & getting started

Three things that sit beside the back office: the counter, the club access, and day one.

Front-desk mode

For the tablet at the desk there is a separate, stripped-back surface with four views — built for a device several people share:

• Now — the courts as tiles with what is currently running, plus late arrivals and the next bookings.
• Check-in — tick off arriving guests.
• Walk-in — book a customer at the door in a few taps. Requires the area level Bookings ▸ Full.
• Incidents — record damage and incidents.

Front-desk mode on the counter tablet — a surface of its own, not the back office shrunk down.

Club self-service

Clubs don't get a role in your back office but their own slim surface — an overview of the running season, recurring slots, new booking for extra slots beyond the fixed ones, members (list & invite) and invoices & balance. Extra bookings run without card payment and land in your usual billing flow.

Onboarding & payouts

New operators request access via “Request operator”; oClub sets up the operator and invites the team. Payouts/settlement run via stored bank details (SEPA) and are set up together with oClub.

26 Club management

If you are on your club's board, you get a management view of your own — not a separate application and no second account. You open it in the same oClub app you play with, on the web and on the iPhone.

1. Switch profile In the profile switcher at the top you choose your club instead of your personal account (clubs are listed below the coach entry).
2. Open management On the club page, Manage leads into the console.
3. What you see depends on your role The areas follow the permissions of your board role (see below).

Club management lives in the oClub app under /communities/:id/manage — reachable via the profile switcher. On the iPhone the same groups are tabs.

Roles in the club

Four roles, three of them on the board. What someone may do hangs on three permissions the role brings along:

Members

• Member list — who is in, since when, with which role; invite or remove individual members. This is also where you grant the coach area — only then can someone create courses.
• Member requests — the queue of people who want to join your club: accept or decline.
• Roles & permissions — assign roles and read up on the permissions per role. A default asks before it is removed.
• Mentoring — pairings between experienced and new members.
• Qualifications & code of conduct — review your coaches' certificates and keep an eye on the code of conduct (below).

Reviewing qualifications

Coaches upload their certificates in the coach environment; verification happens in the club. The page says at the top how many certificates are waiting, and you decide right on the row.

Reviewing qualifications. Four eyes: you can view your own certificate, but not confirm it yourself.

• Status per certificate: No document · Under review · Verified · Expired · Rejected. The answer to a click appears on the row, not at the top of the page.
• Four-eyes rule. Anyone who is a coach themselves sees their own certificate but can neither confirm nor reject it — another person on the board does that.
• Validity “per club rule” comes from Rules & settings. Verified certificates appear in the coach's public profile; the files are stored encrypted.
• The code of conduct page next to it lists who has signed the code and whether a background check is on file.

Activity & court booking

• Trainings & games — plan, run and complete sessions. A club hosts with its own sport — even one that isn't among the best known; the catalogue has almost 200.
• Book a court and My bookings — the same court search and slot grid as in the personal account, only the invoice goes to the club instead of you.
• Open game — court on hold — in the Create menu next to “Create session” (below).
• Events — tournaments, club parties, board meetings and AGMs.
• Polls — find a date, or put a question to the club.
• Announcements — a message to the whole club, with read receipts.

My club

• Club profile — how your club appears in the app. Sports come from the full catalogue; the picker collapses once something is chosen.
• Structure — umbrella club and sections.
• Documents — the club's filing cabinet (below).
• Rules & settings — how joining, visibility and notifications are handled; rules for certificates.
• Payouts & invoicing — the club's bank details and invoice data.

Documents — the filing cabinet

Statutes, minutes, insurance, forms: My club → Documents is the club's filing cabinet. Drop files anywhere on the page or use Add documents — the app guesses folder and title, you correct.

The filing cabinet: five folders with counters, search, visibility per file and preview.

• Five folders: Statutes · Minutes · Insurance · Forms · Other. Switching the folder filters; the search looks at title, file name, note and who uploaded it.
• Who can see it — per file: board, all members or a section. Members find the documents released to them on the club page in the app.
• Preview for PDFs and images right in the browser; pinning keeps the important ones on top; versions are counted (v2, v3 …).
• Trash. Deleted files stay for 7 days and can be restored — after that they are gone for good. A note warns when storage is almost full.
• All files are stored encrypted.

27 Settings & privacy

Under Profile → Settings you control your account:

Sign out & delete account

A logout signs you out of all oClub surfaces at once. To delete your account, you'll find the path in settings or on the website. Deletion removes your personal data in line with the privacy policy.

28 FAQ

29 Support & contact

Stuck?

• In the app: Open the Support area to submit a request and track its status.
• Your club / venue: For questions about a specific booking, invoice or membership, your club is often the fastest contact.
• Legal: Terms of use, privacy policy and imprint are under Settings → Legal.